Golden West Community Services District

Operations Manual
2017

Hope Leja Administrative Services

Golden West Community Services District Operations Manual Approved November 11, 2017

---

TABLE OF CONTENTS

1. Introduction — 4
   • Download Entire Operations Manual (pdf, 21 MB File)
2. GWCSD History — 5
3. Calendar of Events — 6
   • Monthly Duty Calendar — 6
   • District Duties Deadline Chart — 9
4. Meetings and Agendas — 10
   • Monthly Agenda Content — 10
   • Preparation for Board Meeting/Agenda Preparation — 13
   • Addressing Non-Agenda Items (Public Comment Period) — 14
   • Six Steps to Handling a Motion — 15
   • Meeting Minutes — 16
   • Punch List — 18
5. Board of Directors and Staff — 19
   • Directors Responsibilities — 19
   • Directors Attendance at Board Meetings — 19
   • Duties and Responsibilities of the Secretary — 20
   • Duties and Responsibilities of the General Manager — 20
   • Elections — 21
   • New Director Orientation — 22
   • Statement of Economic Interests — 22
6. Strategic Plan — 24
   • Goals — 24
   • Operations — 24
   • Financial — 24
   • Community Outreach — 24
7. Finance — 25
   • Claim Voucher Preparation — 25
   • Deposit Permits — 27
   • Schedule of Budget Activities and Budget Development — 28
   • Appropriation Limitations — 29
   • Parcel Tax Definition — 30
   • Direct Charges — 30
   • Audit — 31
8. Communications — 33
   • Process for Noticing Agenized Public Hearings — 33
   • Correspondence — 33
   • Website Online Compliance — 34
   • Website Posting — 37
   • Website and Newsletter — 37
   • Maintenance of GWCSD Website — 39
9. Road Construction and Maintenance, Contracting and Procurement — 42
   • Yearly Schedule for Development of Road Work — 42
   • General Manager Responsibilities — 43
   • Contract Development Guidelines and Scope of Work — 43
   • Golden West Road Maintenance Responsibilities
10. Frequently Referenced Policies, Codes, and Procedures — 45
    • Conflict of Interest Code — 45
    • California Uniform Public Construction Cost Accounting Act — 45
    • Ordinance Procedure Checklist — 46
    • Policy Development — 47
    • Records Retention Policy — 48
11. Enabling Legislation and Government Codes — 49
    • Laws Governing Special Districts — 49
    • New California Laws of 2017 — 62
12. Resources — 67
    • Resource List — 67
13. Appendices — 68

---