Home

Golden West Community Service District


Operations Manual
2017

Hope Leja Administrative Services

Golden West Community Services District Operations Manual Approved November 11, 2017


TABLE OF CONTENTS

  1. Introduction — 4
  2. GWCSD History — 5
  3. Calendar of Events — 6
    • Monthly Duty Calendar — 6
    • District Duties Deadline Chart — 9
  4. Meetings and Agendas — 10
    • Monthly Agenda Content — 10
    • Preparation for Board Meeting/Agenda Preparation — 13
    • Addressing Non-Agenda Items (Public Comment Period) — 14
    • Six Steps to Handling a Motion — 15
    • Meeting Minutes — 16
    • Punch List — 18
  5. Board of Directors and Staff — 19
    • Directors Responsibilities — 19
    • Directors Attendance at Board Meetings — 19
    • Duties and Responsibilities of the Secretary — 20
    • Duties and Responsibilities of the General Manager — 20
    • Elections — 21
    • New Director Orientation — 22
    • Statement of Economic Interests — 22
  6. Strategic Plan — 24
    • Goals — 24
    • Operations — 24
    • Financial — 24
    • Community Outreach — 24
  7. Finance — 25
    • Claim Voucher Preparation — 25
    • Deposit Permits — 27
    • Schedule of Budget Activities and Budget Development — 28
    • Appropriation Limitations — 29
    • Parcel Tax Definition — 30
    • Direct Charges — 30
    • Audit — 31
  8. Communications — 33
    • Process for Noticing Agenized Public Hearings — 33
    • Correspondence — 33
    • Website Online Compliance — 34
    • Website Posting — 37
    • Website and Newsletter — 37
    • Maintenance of GWCSD Website — 39
  9. Road Construction and Maintenance, Contracting and Procurement — 42
  10. Frequently Referenced Policies, Codes, and Procedures — 45
    • Conflict of Interest Code — 45
    • California Uniform Public Construction Cost Accounting Act — 45
    • Ordinance Procedure Checklist — 46
    • Policy Development — 47
    • Records Retention Policy — 48
  11. Enabling Legislation and Government Codes — 49
    • Laws Governing Special Districts — 49
    • New California Laws of 2017 — 62
  12. Resources — 67
    • Resource List — 67
  13. Appendices — 68